9. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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Las Sociedades Responsables realizarán el Tratamiento de datos personales conforme a los principios establecidos en la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008, sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables. En consecuencia, observarán especialmente los siguientes principios:

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9.1. Principio de legalidad: El Tratamiento de datos personales es una actividad regulada y deberá sujetarse a lo establecido en la Constitución, la ley, los decretos reglamentarios, las instrucciones de la autoridad competente y la presente política. Las Sociedades Responsables solo tratarán datos personales cuando exista una finalidad legítima, autorización del Titular cuando sea exigible, habilitación legal o una necesidad derivada de una relación contractual, comercial, laboral, administrativa, operativa o de cumplimiento legal.

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9.2. Principio de finalidad: El Tratamiento de datos personales deberá obedecer a finalidades legítimas, específicas, explícitas e informadas al Titular. Las Sociedades Responsables no utilizarán los datos personales para finalidades incompatibles con aquellas informadas o autorizadas, salvo que exista autorización posterior del Titular o habilitación legal para ello.

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9.3. Principio de libertad: El Tratamiento de datos personales solo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo en los casos exceptuados por la ley. Los datos personales no podrán ser obtenidos, recolectados, utilizados, compartidos o divulgados sin autorización del Titular o sin una habilitación legal, contractual o judicial que lo permita.

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9.4. Principio de veracidad o calidad: La información personal objeto de Tratamiento deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Las Sociedades Responsables adoptarán medidas razonables para mantener actualizada la información y evitar el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados, desactualizados o que puedan inducir a error.

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9.5. Principio de transparencia: En el Tratamiento de datos personales se garantizará al Titular el derecho a obtener, en cualquier momento y sin restricciones indebidas, información acerca de la existencia de datos personales que le conciernan, las finalidades del Tratamiento, el uso dado a su información y los canales habilitados para ejercer sus derechos.

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9.6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento de datos personales estará sujeto a los límites derivados de la naturaleza de la información, las finalidades autorizadas, la ley y la presente política. Los datos personales, salvo la información pública, no estarán disponibles en internet, medios masivos, plataformas abiertas o sistemas de acceso generalizado, salvo que el acceso sea técnicamente controlable y restringido a los Titulares, encargados, terceros autorizados, autoridades competentes o personas legitimadas conforme a la ley. La circulación de datos entre LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A.S., HOTEL SORATAMA S.A.S, CASA COMERCIAL DE LOS ANDES S.A.S. y SEGUROS OPORTUNIDADES LTDA. deberá realizarse bajo criterios de necesidad, proporcionalidad, finalidad autorizada, seguridad y acceso por roles, especialmente cuando la información sea gestionada en el CRM corporativo común.

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9.7. Principio de seguridad: La información personal sujeta a Tratamiento deberá manejarse con medidas técnicas, humanas, administrativas, físicas, contractuales y organizacionales razonables, orientadas a evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, circulación, modificación, divulgación o destrucción no autorizada o fraudulenta. Este principio será especialmente aplicable al uso de sistemas de información, CRM, plataformas digitales, servicios en la nube, herramientas de automatización, inteligencia artificial, videovigilancia, sistemas biométricos, correos electrónicos, dispositivos tecnológicos y demás medios utilizados para el Tratamiento de datos personales.

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9.8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan naturaleza pública están obligadas a garantizar la reserva y confidencialidad de la información, incluso después de finalizada su relación laboral, contractual, comercial o de prestación de servicios con cualquiera de las Sociedades Responsables. Los datos personales solo podrán ser comunicados, consultados, compartidos o utilizados cuando ello corresponda al desarrollo de las finalidades autorizadas, al cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, o a los eventos permitidos por la ley.

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9.9. Principio de necesidad y proporcionalidad: Las Sociedades Responsables recolectarán y tratarán únicamente los datos personales que resulten adecuados, pertinentes y necesarios para el cumplimiento de las finalidades informadas, autorizadas o legalmente permitidas. No se deberán solicitar ni tratar datos excesivos, innecesarios o desproporcionados frente a la finalidad perseguida, especialmente cuando se trate de datos sensibles, datos biométricos, datos de menores de edad, información financiera, crediticia, laboral, hotelera, aseguradora o relacionada con contratos de retroventa.

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9.10. Principio de responsabilidad demostrada: Las Sociedades Responsables adoptarán medidas efectivas, verificables y demostrables para cumplir el régimen de protección de datos personales. Para ello deberán conservar evidencias razonables de cumplimiento, tales como autorizaciones, avisos de privacidad, procedimientos internos, registros de consultas y reclamos, contratos o cláusulas con encargados, controles de acceso, capacitaciones, políticas de seguridad, inventario de bases de datos, registros de incidentes, actualizaciones del RNBD cuando aplique, y demás documentos o soportes que permitan demostrar la debida gestión del Tratamiento de datos personales.

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9.11. Principio de circulación controlada en entornos tecnológicos: Cuando los datos personales sean tratados mediante CRM corporativo, automatizaciones, inteligencia artificial, plataformas en la nube, sistemas de mensajería, integraciones tecnológicas, tableros de control o herramientas digitales, las Sociedades Responsables deberán aplicar controles de acceso, trazabilidad, perfiles de usuario, restricciones de consulta, registro de actividades, medidas de seguridad y mecanismos de supervisión proporcionales al riesgo del Tratamiento.

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9.12. Principio de revisión humana en decisiones relevantes: Cuando las Sociedades Responsables utilicen automatizaciones, analítica de datos o inteligencia artificial para apoyar procesos que puedan generar efectos jurídicos, económicos, crediticios, laborales, contractuales o significativamente relevantes para el Titular, deberán procurar la implementación de controles razonables de revisión humana, validación, trazabilidad y posibilidad de revisión, conforme a la naturaleza del proceso y al nivel de riesgo del Tratamiento.

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10. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS 

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Datos sensibles: Son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o de derechos humanos, datos relativos a la salud, vida sexual, datos biométricos y, en general, aquellos que tengan esta naturaleza conforme a la ley. 

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Las Sociedades Responsables podrán llegar a tratar datos sensibles únicamente cuando sea estrictamente necesario para finalidades legítimas, informadas y relacionadas con sus actividades, tales como gestión laboral, seguridad y salud en el trabajo, control de acceso biométrico, seguridad física, atención de emergencias, prestación de servicios hoteleros, gestión de seguros, cumplimiento de obligaciones legales, defensa de derechos, atención de requerimientos de autoridades o demás eventos permitidos por la ley. 

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El Tratamiento de datos sensibles se encuentra prohibido, salvo cuando se configure alguno de los siguientes eventos:

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a. El Titular haya otorgado autorización explícita para dicho Tratamiento, salvo en los casos en que por ley no sea exigible la autorización.

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b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos casos, los representantes legales deberán otorgar la autorización cuando corresponda.

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c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refiera exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no podrán suministrarse a terceros sin autorización del Titular.

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d. El Tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

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e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, caso en el cual deberán adoptarse medidas orientadas a la supresión de identidad de los Titulares, cuando resulte procedente. 

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Cuando las Sociedades Responsables realicen Tratamiento de datos sensibles, deberán cumplir, como mínimo, las siguientes obligaciones:

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a. Informar al Titular, de manera previa, clara y expresa, que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento, salvo los casos permitidos por la ley.

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b. Informar cuáles datos tienen carácter sensible y cuál será la finalidad específica de su Tratamiento.

c. Obtener autorización explícita del Titular cuando esta sea exigible.

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d. Limitar el Tratamiento a los datos estrictamente necesarios para la finalidad informada.

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e. Adoptar medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad, acceso restringido y conservación.

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f. Evitar el uso de datos sensibles para finalidades comerciales, publicitarias, de perfilamiento o campañas cruzadas, salvo que exista autorización explícita, finalidad legítima y cumplimiento de los principios de necesidad y proporcionalidad.

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11. CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

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11.1. Autorización y necesidad del dato

 

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de las Sociedades Responsables deberá limitarse a aquellos datos que sean pertinentes, adecuados y necesarios para el cumplimiento de las finalidades informadas al Titular, autorizadas cuando sea exigible o permitidas por la ley. 

Las Sociedades Responsables deberán abstenerse de recolectar o tratar datos personales excesivos, innecesarios o no relacionados con la finalidad correspondiente.

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11.2. Autorización del titular 

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Para realizar el tratamiento de datos personales, las Sociedades Responsables deberán contar con autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo en los casos exceptuados por la ley. 

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La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, digitales, telefónicos, escritos, verbales, automatizados o por cualquier otro mecanismo que permita su consulta posterior y que garantice evidencia razonable de la manifestación de voluntad del Titular. 
La autorización otorgada por el Titular podrá comprender a una o varias de las Sociedades Responsables identificadas plenamente en la presente política, siempre que el Tratamiento corresponda a las finalidades informadas, autorizadas cuando sea exigible, o permitidas por la ley. 

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Las Sociedades Responsables podrán solicitar autorización para el tratamiento de datos personales, entre otros, en los siguientes eventos:

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a. Vinculación, contratación, administración y gestión de trabajadores, aspirantes, contratistas, practicantes, aprendices y personal vinculado.

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b. Vinculación, evaluación, contratación y gestión de proveedores, aliados comerciales, contratistas, encargados, terceros y prestadores de servicios.

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c. Relaciones comerciales con clientes, consumidores, compradores, prospectos, usuarios, huéspedes, asistentes a eventos, tomadores, asegurados, beneficiarios, cotizantes, deudores, codeudores, clientes de contado, clientes financiados y demás titulares vinculados con las actividades de las Sociedades Responsables.

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d. Solicitudes de crédito, financiación, convenios, cartera, cobranza, garantías, facturación, pagos, entregas, reservas, hospedaje, restaurante, eventos, contratos de retroventa, pólizas, cotizaciones, renovaciones, reclamaciones y demás servicios ofrecidos por las Sociedades Responsables.

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e. Uso de CRM corporativo, plataformas tecnológicas, canales digitales, automatizaciones, analítica de datos, inteligencia artificial, herramientas de mensajería, formularios digitales y demás medios tecnológicos empleados para la gestión de las finalidades autorizadas.

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f. Envío de comunicaciones comerciales, campañas propias o cruzadas, ofertas, promociones, beneficios, encuestas, programas de fidelización, información de productos o servicios y demás actividades de mercadeo, cuando dicha finalidad requiera autorización del Titular.

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g. Tratamiento de datos sensibles, biométricos o de niños, niñas y adolescentes, cuando sea aplicable y conforme a las condiciones especiales previstas en la ley y en la presente política.

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11.3. Casos en que no es necesaria la autorización

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a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

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b. Datos de naturaleza pública.

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c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

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d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

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e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

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f. Los demás eventos expresamente autorizados por la ley.

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g. Para entrega de certificados

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h. Para realizar el Trámite de garantía sobre los artículo o servicio

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11.4. Deber de informar al Titular 

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Al momento de solicitar la autorización, las Sociedades Responsables deberán informar al Titular, de manera clara y expresa, como mínimo:

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a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

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b. La identificación de la Sociedad Responsable o de las Sociedades Responsables que tratarán sus datos personales, precisando que la autorización se otorga a favor de las sociedades identificadas plenamente en la presente política, según corresponda a la finalidad, relación jurídica, comercial, contractual, laboral, operativa o de servicio existente con el Titular.

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c. Los derechos que le asisten como Titular.

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d. Los canales habilitados para ejercer consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización o demás derechos reconocidos por la ley.

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e. El carácter facultativo de la respuesta a preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas y adolescentes.

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f. Cuando aplique, la posibilidad de que sus datos personales sean tratados mediante CRM corporativo, herramientas tecnológicas, servicios en la nube, automatizaciones, analítica de datos, inteligencia artificial, asistentes virtuales, chatbots, sistemas de mensajería, integraciones tecnológicas o soluciones digitales, para apoyar las finalidades informadas, autorizadas cuando sea exigible o permitidas por la ley. Dicho tratamiento no habilitará finalidades distintas ni el uso de herramientas no autorizadas por las Sociedades Responsables.

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g. Cuando aplique, la posibilidad de que sus datos sean tratados para campañas comerciales propias o cruzadas entre las Sociedades Responsables, siempre que exista autorización para dicha finalidad.

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11.5. Conservación de la autorización 

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Las Sociedades Responsables deberán conservar copia, registro o evidencia verificable de la autorización otorgada por el Titular, mediante medios físicos, electrónicos, digitales, grabaciones, formularios, registros en sistemas de información, aceptación en plataformas, trazabilidad en CRM o cualquier otro mecanismo que permita su consulta posterior. 

La evidencia de autorización deberá conservarse durante el tiempo que resulte necesario para acreditar el cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales, comerciales, administrativas, probatorias o de defensa jurídica de las Sociedades Responsables.

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11.6. Suministro de información al Titular 

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La información solicitada por el Titular, sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente autorizadas será suministrada por las Sociedades Responsables a través de los canales habilitados para tal fin, en los términos previstos por la ley. 

La información deberá ser clara, completa, comprensible, de fácil acceso y corresponder a aquella que repose en las bases de datos, archivos, sistemas de información o repositorios administrados por la Sociedad Responsable correspondiente.

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11.7. Personas a quienes se podrá suministrar la información La información personal tratada por las Sociedades Responsables podrá suministrarse únicamente a:

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a. Los Titulares, sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente autorizadas.

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b. Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

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c. Encargados del tratamiento, proveedores tecnológicos, aliados, contratistas o terceros que traten datos personales por cuenta de las Sociedades Responsables, conforme a las instrucciones impartidas y las obligaciones legales o contractuales aplicables.

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d. Terceros autorizados por el Titular o por la ley.

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e. Aseguradoras, financiadoras, entidades financieras, operadores logísticos, operadores de información, centrales de riesgo, pasarelas de pago, proveedores de CRM, proveedores de nube, proveedores de automatización, herramientas tecnológicas y demás terceros cuando sea necesario para el cumplimiento de las finalidades informadas, autorizadas o legalmente permitidas.

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12. DERECHOS DEL TITULAR 

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Los Titulares de datos personales tratados por las Sociedades Responsables tendrán derecho a ejercer, en cualquier momento, los derechos reconocidos por la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable, sus decretos reglamentarios y demás normas que regulen la materia. 

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En especial, los Titulares podrán:

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a. Conocer, actualizar, rectificar y consultar sus datos personales frente a las Sociedades Responsables o los Encargados del Tratamiento.

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b. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos en que la ley no exija dicha autorización.

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c. Ser informados, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

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d. Presentar consultas, reclamos, solicitudes de corrección, actualización, supresión o revocatoria de la autorización, conforme al procedimiento establecido en la presente política.

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e. Solicitar la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada, siempre que no exista un deber legal, contractual, contable, tributario, laboral, financiero, comercial, probatorio, de seguridad, de gestión de riesgos o de defensa jurídica que impida su eliminación inmediata.

​

f. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, en los términos previstos por la ley.

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g. Abstenerse de responder preguntas sobre datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, salvo que exista una obligación legal o una finalidad legítima que habilite su Tratamiento conforme a la normativa aplicable.

​

h. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Sociedad Responsable o el Encargado del Tratamiento, cuando ello sea requisito de procedibilidad. 

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Cuando se trate de información financiera, crediticia, comercial o de servicios sometida al régimen de la Ley 1266 de 2008, el Titular también podrá ejercer sus derechos ante la fuente de información, el operador de información o el usuario correspondiente, según el caso, para solicitar la actualización, rectificación, eliminación o inclusión de anotaciones cuando considere que la información no es veraz, completa, actualizada, comprobable o se encuentra en discusión.

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12.1. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato 

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Los Titulares podrán solicitar a las Sociedades Responsables la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud o reclamo a través de los canales habilitados descritos en el punto 12.6 Procedimiento para consultas y reclamos. 

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La solicitud de supresión de la información o revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en las bases de datos de las Sociedades Responsables, o cuando la conservación de la información sea necesaria para el cumplimiento de obligaciones legales, contables, tributarias, laborales, comerciales, financieras, contractuales, probatorias, de seguridad, gestión de riesgos o defensa jurídica. 

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Cuando no proceda la supresión total de la información, las Sociedades Responsables podrán conservar únicamente los datos necesarios para el cumplimiento de la finalidad pendiente o la obligación correspondiente, restringiendo su Tratamiento a lo estrictamente requerido.

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12.2. Solicitudes de Habeas Data 

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El Titular, sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente autorizadas podrán presentar consultas, reclamos o solicitudes relacionadas con el Tratamiento de sus datos personales ante las Sociedades Responsables, a través de los canales dispuestos en la presente política. 

Las Sociedades Responsables suministrarán al solicitante la información personal que repose en sus bases de datos, archivos, sistemas de información o repositorios, siempre que el solicitante esté legitimado para acceder a ella y se cumplan los requisitos legales aplicables. 

Las consultas sobre datos personales serán gratuitas, en los términos previstos por la ley.

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12.3. Término de respuesta a consultas 

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. 

Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo inicial, indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta. En ningún caso la respuesta podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

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12.4. Término de respuesta a reclamos 

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Cuando el Titular, sus causahabientes, representantes legales o personas debidamente autorizadas consideren que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada, suprimida, o adviertan un presunto incumplimiento de los deberes legales, podrán presentar reclamo ante la Sociedad Responsable correspondiente. 

El reclamo será atendido en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. 

​

Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo inicial, indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo. En ningún caso la respuesta podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado para que subsane las fallas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos, cuando resulte aplicable, una leyenda que indique “reclamo en trámite” o una expresión equivalente, la cual deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

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12.5. Requisito de procedibilidad 

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El Titular, causahabiente, representante legal o persona debidamente autorizada podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Sociedad Responsable o el Encargado del Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan.

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12.6. Procedimiento para consultas y reclamos 

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Las Sociedades Responsables responderán las consultas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con el tratamiento de datos personales por el mismo medio en que fueron formuladas o por el medio indicado por el Titular, siempre que ello sea posible, seguro y adecuado para proteger la confidencialidad de la información. 

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El procedimiento establecido por las Sociedades Responsables para presentar reclamos, formular consultas y/o ejercer los derechos como Titular de la información será el siguiente:

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a. Las consultas o reclamos podrán ser radicados en cualquiera de las sedes, sucursales, oficinas administrativas, establecimientos de comercio o canales de atención habilitados por las Sociedades Responsables.

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b. También podrán presentarse solicitudes por medio de la página web o mediante escrito dirigido a las oficinas administrativas según la sociedad correspondiente.

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c. Las consultas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con el ejercicio de derechos de habeas data también podrán enviarse al correo electrónico abogado@lagobo.com.

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LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A.S. por medio de la página web https://www.oportunidades.com.co/ , mediante escrito dirigido a las oficinas administrativas ubicadas en la ciudad de Pereira, en la dirección Carrera 8 No. 20-53, o a través del correo electrónico servicioalcliente@lagobo.com 

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HOTEL SORATAMA S.A.S. por medio de la página web pendiente vincular página web, o mediante escrito dirigido a las oficinas administrativas ubicadas en la ciudad de Pereira, en la dirección Cra. 7 #19-20. 

​

CASA COMERCIAL DE LOS ANDES S.A.S. por medio de la página web https://www.standard.com.co/ , o mediante escrito dirigido a las oficinas administrativas ubicadas en la ciudad de Pereira, en la dirección Calle 19 10-53. 

​

SEGUROS OPORTUNIDADES LTDA. por medio de la página web https://seguros- oportunidades.com/ , o mediante escrito dirigido a las oficinas administrativas ubicadas en la ciudad de Pereira, en la dirección Carrera 8 No. 20-53.

​

d. Las consultas, reclamos y demás solicitudes relacionadas con el ejercicio de derechos de habeas data también podrán enviarse al correo electrónico abogado@lagobo.com.

​

e. La solicitud deberá contener, como mínimo, la identificación del Titular, la descripción clara de los hechos o de la solicitud, los datos de contacto para recibir respuesta y los documentos que se pretendan hacer valer, cuando corresponda. Cuando la solicitud sea presentada por un causahabiente, representante legal o tercero autorizado, deberá acreditarse la calidad en que actúa.

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13. DEBERES DE LAS SOCIEDADES RESPONSABLES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS 

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Las Sociedades Responsables deberán cumplir los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 cuando resulte aplicable, sus decretos reglamentarios, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio y demás normas que regulen la materia. En especial, deberán:

​

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

​

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia, registro o evidencia de la autorización otorgada por el Titular, cuando esta sea exigible.

​

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección, el Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos que le asisten y los canales habilitados para ejercerlos.

​

d. Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y acceso restringido, con el fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, circulación, divulgación o tratamiento no autorizado o fraudulento.

​

e. Garantizar que la información que se suministre a encargados del tratamiento, operadores de información, aliados autorizados o terceros legitimados sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

​

f. Actualizar la información de forma oportuna, comunicando a los encargados, operadores o terceros autorizados las novedades respecto de los datos previamente suministrados, cuando ello resulte aplicable.

​

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta, incompleta, desactualizada o no comprobable, y comunicar lo pertinente a los encargados, operadores o terceros autorizados cuando corresponda.

​

h. Suministrar a los encargados del tratamiento únicamente datos cuyo Tratamiento esté autorizado por el Titular, permitido por la ley o habilitado por una relación legal, contractual, comercial, laboral, operativa o administrativa.

​

i. Exigir a los encargados del tratamiento, proveedores tecnológicos, aliados y terceros que traten datos por cuenta de las Sociedades Responsables el cumplimiento de obligaciones de seguridad, confidencialidad, uso limitado de la información, atención de incidentes, devolución o supresión de datos y demás condiciones aplicables.

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j. Tramitar las consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización y demás peticiones formuladas por los Titulares en los términos señalados por la ley y la presente política.

​

k. Adoptar políticas, procedimientos, manuales, formatos, controles internos y demás mecanismos necesarios para garantizar el adecuado cumplimiento del régimen de protección de datos personales, especialmente para la atención de consultas y reclamos.

​

l. Informar al encargado, operador o tercero correspondiente cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y mientras no haya finalizado el trámite respectivo.

​

m. Informar al Titular, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos personales.

​

n. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando corresponda, sobre incidentes de seguridad que generen riesgos en la administración de la información de los Titulares, conforme a la normativa aplicable.

​

o. Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes.

​

p. Capacitar y sensibilizar al personal que intervenga en el Tratamiento de datos personales sobre sus obligaciones, los derechos de los Titulares, la confidencialidad, la seguridad de la información y el procedimiento para la atención de solicitudes de habeas data.

​

q. Identificarse adecuadamente en las comunicaciones comerciales, publicitarias, de marketing, prospección comercial, servicio al cliente, cobranza o cualquier otra comunicación dirigida al Titular, de forma que este pueda reconocer a la Sociedad Responsable que realiza el contacto y ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria.

​

r. Verificar, en caso de recibir, adquirir, contratar o utilizar bases de datos suministradas por terceros, que los datos personales fueron obtenidos lícitamente, que cuentan con autorización válida cuando esta sea exigible y que pueden ser utilizados para las finalidades para las cuales se pretenden tratar, incluyendo publicidad, marketing, prospección comercial, campañas propias o cruzadas, analítica, CRM o cualquier otra finalidad autorizada.

​

s. Implementar controles razonables de acceso, perfiles, trazabilidad, seguridad y confidencialidad en el CRM corporativo, plataformas tecnológicas, sistemas de información, herramientas de automatización, inteligencia artificial, servicios en la nube y demás medios físicos o digitales utilizados para el Tratamiento de datos personales.

​

t. Adoptar medidas reforzadas cuando se traten datos sensibles, datos biométricos, datos de niños, niñas y adolescentes, información financiera, crediticia, comercial o de servicios, procurando limitar su Tratamiento a las finalidades estrictamente necesarias, informadas, autorizadas cuando corresponda o permitidas por la ley.

​

u. Conservar evidencias razonables del cumplimiento de las obligaciones en materia de protección de datos personales, incluyendo autorizaciones, avisos de privacidad, registros de atención de consultas y reclamos, contratos o cláusulas con encargados, soportes de capacitación, registros de incidentes, controles de acceso y demás documentos aplicables.

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14. DEBERES DE LAS SOCIEDADES RESPONSABLES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS 

​

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir los deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios, las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio, los contratos, acuerdos de transmisión de datos, cláusulas de confidencialidad, anexos de protección de datos y demás disposiciones aplicables. 

​

Cuando una persona natural o jurídica trate datos personales por cuenta de cualquiera de las Sociedades Responsables, deberá actuar únicamente conforme a las instrucciones impartidas por la Sociedad Responsable correspondiente y para las finalidades autorizadas, informadas o permitidas por la ley. 

​

En especial, los Encargados del Tratamiento deberán:

​

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

​

b. Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad, confidencialidad, integridad, disponibilidad y acceso restringido, con el fin de impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso, acceso, circulación, divulgación o tratamiento no autorizado o fraudulento.

​

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos personales en los términos establecidos por la ley, la presente política y las instrucciones impartidas por la Sociedad Responsable correspondiente.

​

d. Actualizar la información reportada por la Sociedad Responsable dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo, cuando ello resulte aplicable.

​

e. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la ley, cuando dicha gestión le haya sido asignada por la Sociedad Responsable o cuando actúe directamente como canal de atención autorizado.

​

f. Adoptar políticas, procedimientos, controles o documentos internos que garanticen el adecuado cumplimiento del régimen de protección de datos personales, especialmente en materia de seguridad, confidencialidad, atención de consultas y reclamos, gestión de incidentes y cumplimiento de instrucciones del Responsable.

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g. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” o una expresión equivalente, en la forma prevista por la ley, cuando resulte aplicable.

​

h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” o una expresión equivalente, una vez sea notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal, cuando resulte aplicable.

​

i. Abstenerse de circular, divulgar, transferir, transmitir, comercializar, reutilizar o tratar información personal para finalidades propias, no autorizadas o distintas a las instruidas por la Sociedad Responsable.

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j. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o autoridad competente.

​

k. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas, conforme a los perfiles, roles, permisos, contratos, acuerdos de confidencialidad y finalidades aplicables.

​

l. Informar oportunamente a la Sociedad Responsable sobre incidentes de seguridad, accesos no autorizados, pérdida, adulteración, divulgación indebida, uso fraudulento, fallas de seguridad o cualquier evento que genere riesgos en la administración de la información de los Titulares.

​

m. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando corresponda, de conformidad con la ley y las instrucciones de la Sociedad Responsable, sobre violaciones a los códigos de seguridad o incidentes que generen riesgos en la administración de los datos personales.

​

n. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y demás autoridades competentes.

​

o. Salvaguardar las bases de datos, archivos, documentos, sistemas de información, plataformas tecnológicas, CRM, servicios en la nube, herramientas de automatización, inteligencia artificial, canales digitales o demás repositorios en los que se contengan datos personales.

​

p. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personales, incluso después de finalizada la relación contractual, comercial o de prestación de servicios con la Sociedad Responsable.

​

q. Implementar medidas de seguridad proporcionales al riesgo del Tratamiento, especialmente cuando se trate de datos sensibles, datos biométricos, datos de niños, niñas y adolescentes, información financiera, crediticia, comercial, laboral, hotelera, aseguradora o datos tratados mediante herramientas tecnológicas.

​

r. Devolver, eliminar, anonimizar o restringir el uso de los datos personales cuando finalice la relación contractual o cuando así lo instruya la Sociedad Responsable, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija su conservación.

​

s. Abstenerse de subcontratar el Tratamiento de datos personales o permitir el acceso de terceros no autorizados, salvo autorización previa de la Sociedad Responsable y cumplimiento de las obligaciones legales, contractuales y de confidencialidad aplicables.

​

15. DEBERES DE LAS SOCIEDADES RESPONSABLES EN MATERIA DE COBRANZA Y CONTACTO CON
CONSUMIDORES

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 En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023 y demás normas aplicables, las Sociedades Responsables deberán realizar las gestiones de cobranza y contacto con consumidores de manera respetuosa, proporcional y sin afectar la intimidad personal ni familiar del Titular.

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15.1. Canales autorizados para gestiones de cobranza 

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Las Sociedades Responsables, sus encargados, gestores de cobranza, aliados o terceros autorizados solo podrán contactar a los consumidores para gestiones de cobranza a través de los canales para tal efecto, tales como teléfono, correo electrónico y mensajería de texto. 
Los canales de contacto deberán ser informados al consumidor de manera clara, previa y suficiente, con el fin de que pueda elegir cuáles autoriza para recibir comunicaciones relacionadas con gestión de cartera o cobranza.

 

El Titular podrá autorizar, entre otros, canales como llamada telefónica, mensaje de texto, WhatsApp, correo electrónico, aplicaciones, canales digitales, comunicación física o cualquier otro medio habilitado por las Sociedades Responsables, conforme a la finalidad correspondiente. 

Las Sociedades Responsables deberán conservar evidencia de los canales autorizados por el Titular y respetar las modificaciones, restricciones o revocatorias que este informe posteriormente. 

Las Sociedades Responsables no podrán contactar a referencias personales, familiares, laborales o de otra índole del consumidor para realizar gestiones de cobranza, salvo los eventos expresamente permitidos por la normativa aplicable.

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15.2. Horarios y periodicidad para gestiones de cobranza 

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Las prácticas de cobranza deberán realizarse dentro de los horarios permitidos por la Ley 2300 de 2023, esto es, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., excluyendo cualquier tipo de contacto con el consumidor los domingos y días festivos. 

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Una vez establecido contacto directo con el consumidor, las Sociedades Responsables no podrán contactarlo mediante varios canales dentro de una misma semana ni en más de una ocasión durante el mismo día, salvo las excepciones permitidas por la ley. 

Durante las gestiones de cobranza, las Sociedades Responsables se abstendrán de consultar al consumidor el motivo del incumplimiento de la obligación. 

Las Sociedades Responsables se abstendrán de adelantar gestiones de cobranza mediante visitas al domicilio o lugar de trabajo del consumidor financiero o de servicios, salvo los eventos permitidos por la ley o aquellos en que exista autorización válida y expresa del Titular, cuando corresponda. 

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15.3 Contactos comerciales, publicitarios y promocionales 

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Las comunicaciones comerciales, publicitarias, promocionales, de mercadeo, fidelización, prospección comercial o campañas propias o cruzadas deberán realizarse únicamente a través de los canales autorizados por el Titular, respetando las finalidades informadas, la revocatoria de autorización, las solicitudes de supresión o exclusión de listas y las reglas especiales aplicables en materia de protección de datos personales, protección al consumidor, comercio electrónico y contacto con consumidores. 

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Como estándar interno de protección a la intimidad del Titular, las Sociedades Responsables realizarán las comunicaciones comerciales, publicitarias y promocionales dentro de los horarios previstos para el contacto con consumidores, esto es, de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 3:00 p.m., absteniéndose de contactar al Titular los domingos y días festivos, salvo solicitud expresa del Titular, interacción iniciada por este o eventos legalmente permitidos. 

Las Sociedades Responsables deberán abstenerse de realizar contactos comerciales, publicitarios o promocionales de manera insistente, abusiva, desproporcionada o contraria al derecho a la intimidad del titular.

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CAPÍTULO II · TRATAMIENTO POR RELACIÓN O LÍNEA DE NEGOCIO

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16. TRATAMIENTO DE DATOS DE EMPLEADOS, ASPIRANTES, CONTRATISTAS, PERSONAL VINCULADO, ACCIONISTAS Y ADMINISTRADORES DE LAS SOCIEDADES RESPONSABLES.

Las Sociedades Responsables recolectarán la autorización para el tratamiento de datos personales de sus empleados, aspirantes, candidatos, practicantes, aprendices, contratistas, prestadores de servicios y demás personal vinculado, mediante los formatos definidos por cada sociedad, o mediante los documentos físicos, electrónicos, digitales, contractuales o tecnológicos que permitan conservar evidencia de la autorización otorgada por el Titular. Para tal efecto, cada Sociedad Responsable podrá utilizar, entre otros, los siguientes formatos:

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- Lagobo Distribuciones S.A.S. — Políticas y Autorizaciones de Empleados, Prestadores de Servicios y/o Contratistas (código LGB-GHA-F-001).

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- Casa Comercial de los Andes S.A.S. — Políticas y autorizaciones de empleados, prestadores de servicios y/o contratista (código COA-GHA-F-001).

​

- Seguros Oportunidades Ltda. — Políticas y autorizaciones de empleados, prestadores de servicios y/o contratistas (código SEO-GHA-F-001).
Las Sociedades Responsables podrán recolectar, almacenar, consultar, usar, actualizar, depurar, validar, circular internamente, transmitir, conservar, suprimir y, en general, tratar los datos personales del personal vinculado para finalidades relacionadas con procesos de selección, verificación de información, contratación, ejecución de la relación laboral o contractual, administración de personal, nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, bienestar laboral, capacitaciones, evaluaciones de desempeño, procesos disciplinarios, gestión de permisos, vacaciones, incapacidades, novedades laborales, asignación de herramientas de trabajo, control de acceso, registro de asistencia, seguridad física, seguridad de la información, prevención de suplantación, gestión documental, cumplimiento de obligaciones legales, contractuales, tributarias, contables, laborales y atención de requerimientos de autoridades competentes.

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Las Sociedades Responsables podrán tratar datos personales del personal vinculado a través de terceros prestadores de servicios o encargados del tratamiento, tales como proveedores de nómina, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, exámenes médicos ocupacionales, gestión documental, tecnología, control de acceso, sistemas biométricos, seguridad física, videovigilancia, plataformas de capacitación, comunicaciones internas, asesoría jurídica, contable, tributaria, laboral, proveedores de software, servicios en la nube, herramientas de automatización, analítica de datos, inteligencia artificial y demás proveedores necesarios para la adecuada gestión laboral, contractual, administrativa y de cumplimiento. Las Sociedades Responsables podrán realizar verificaciones razonables de antecedentes, referencias, listas restrictivas, validaciones de identidad, prevención de fraude, prevención de riesgos legales, prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, cuando ello resulte aplicable, proporcional y relacionado con el cargo, función, vínculo contractual, nivel de riesgo o exigencia legal correspondiente.

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Cuando se traten datos sensibles, tales como datos de salud, incapacidades, restricciones médicas, recomendaciones laborales, información biométrica o información relacionada con seguridad y salud en el trabajo, las Sociedades Responsables informarán al Titular cuáles datos tienen carácter sensible, la finalidad específica de su tratamiento, el carácter facultativo de su entrega cuando corresponda y aplicarán medidas reforzadas de seguridad, confidencialidad y acceso restringido.

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Cuando se traten datos biométricos del personal vinculado, tales como huella dactilar, reconocimiento facial, firma biométrica u otros mecanismos de identificación, dicho tratamiento se realizará para finalidades de control de acceso, registro de asistencia, seguridad física, seguridad de la información, prevención de suplantación, administración laboral o contractual y demás finalidades legítimas previamente informadas

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Las imágenes, grabaciones o registros audiovisuales del personal vinculado captados mediante sistemas de videovigilancia serán tratados para finalidades de seguridad, control de acceso, protección de bienes, prevención de incidentes, verificación de hechos, gestión de riesgos, cumplimiento de obligaciones legales o contractuales, y se regirán por la presente política y por la política o procedimiento específico de videovigilancia adoptado por las Sociedades Responsables.

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Las Sociedades Responsables podrán tratar datos personales de accionistas, socios, miembros de junta directiva, administradores, representantes legales, beneficiarios finales, revisores fiscales, apoderados y demás personas naturales vinculadas con la estructura societaria, administrativa o de gobierno corporativo de cada sociedad, cuando ello sea necesario para la gestión societaria, administración de libros de comercio, registro y actualización de información corporativa, ejercicio de derechos societarios, convocatorias, reuniones, actas, certificaciones, pago de dividendos o participaciones cuando aplique, cumplimiento de obligaciones legales, contables, tributarias, comerciales, contractuales, regulatorias, reporte ante autoridades, atención de requerimientos, conservación documental y defensa jurídica.

 

​El acceso a la información de accionistas, socios, administradores o personas vinculadas con la estructura societaria se realizará conforme a las normas comerciales aplicables, el carácter reservado de los libros y documentos societarios cuando corresponda, las finalidades autorizadas o permitidas por la ley, y los principios de confidencialidad, seguridad, necesidad y circulación restringida.

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17. TRATAMIENTO DE DATOS DE PROVEEDORES, ALIADOS, CONTRATISTAS Y TERCEROS DE LAS SOCIEDADES.

Las Sociedades Responsables podrán recolectar y tratar datos personales de proveedores, aliados comerciales, contratistas, prestadores de servicios, representantes legales, administradores, empleados, contactos comerciales, beneficiarios reales, terceros vinculados y demás personas naturales relacionadas con procesos de vinculación, evaluación, contratación, ejecución, seguimiento y terminación de relaciones comerciales, contractuales, administrativas, operativas o de prestación de servicios.

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La autorización para el tratamiento de datos personales de proveedores, aliados, contratistas y terceros será recolectada mediante los formatos definidos por cada Sociedad Responsable, contratos, órdenes de compra, formularios físicos o digitales, documentos de vinculación, anexos contractuales, cláusulas de protección de datos, acuerdos de confidencialidad o cualquier otro medio que permita conservar evidencia de la autorización otorgada por el Titular, cuando esta sea exigible. Para tal efecto, cada Sociedad Responsable podrá utilizar, entre otros, los siguientes formatos:
 

 - Lagobo Distribuciones S.A.S. — Vinculación de Terceros – Registro de Terceros, Proveedores, Aliados y Convenios (código LGB-OFC-F-001).

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- Casa Comercial de los Andes S.A.S. — Vinculación de terceros, proveedores, aliados convenios (código COA-OFC-F-001).

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- Seguros Oportunidades Ltda. — Vinculación de terceros, proveedores, aliados convenios (código SEO-OFC-F-006).
El tratamiento de los datos personales de proveedores, aliados, contratistas y terceros se realizará para finalidades relacionadas con la vinculación, identificación, evaluación, selección, contratación, administración, ejecución y terminación de relaciones comerciales o contractuales; gestión de compras, abastecimiento, prestación de servicios, pagos, facturación, cartera, contabilidad, impuestos, auditoría, control interno, cumplimiento legal, gestión documental, atención de requerimientos de autoridades, defensa jurídica, administración de riesgos, prevención de fraude, prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo, verificación en listas restrictivas, gestión de calidad, seguridad física, seguridad de la información y demás finalidades derivadas de la relación comercial, contractual u operativa.
 

Las Sociedades Responsables podrán tratar datos personales de proveedores y aliados que participen en actividades propias de sus líneas de negocio, incluyendo, entre otros, proveedores de electrodomésticos, logística, transporte, garantías, instalación, mantenimiento, servicios hoteleros, restaurante, eventos, alquiler de salones, seguridad, aseo, lavandería, alimentos y bebidas, proveedores vinculados a operaciones de retroventa, peritos, avaluadores, aliados comerciales, aseguradoras, intermediarios, financiadoras, entidades financieras, operadores de información, centrales de riesgo, pasarelas de pago, proveedores contables, jurídicos, tributarios, laborales, tecnológicos, CRM, nube, software, automatizaciones, analítica de datos, inteligencia artificial, mensajería, call center y demás terceros necesarios para el desarrollo de las actividades de las Sociedades Responsables. Incluyendo el reporte a centrales de riesgo en caso de incumplimiento o mora en el pago derivada de cualquier obligación de carácter crediticio o contractual.

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Cuando el proveedor, aliado, contratista o tercero actúe como Encargado del Tratamiento, deberá tratar los datos personales únicamente por cuenta de la Sociedad Responsable correspondiente, conforme a sus instrucciones documentadas, las finalidades autorizadas o permitidas, las obligaciones contractuales, la presente política y la normativa aplicable en materia de protección de datos personales.

​

Las Sociedades Responsables podrán compartir o transmitir datos personales a proveedores, aliados, contratistas o terceros cuando ello sea necesario para la ejecución de la relación contractual, la prestación de servicios, el cumplimiento de obligaciones legales, administrativas, contables, tributarias, operativas, tecnológicas, comerciales o de seguridad, o cuando exista autorización del Titular o habilitación legal para ello.

​

Los proveedores, aliados, contratistas y terceros que tengan acceso a datos personales deberán guardar confidencialidad, implementar medidas de seguridad proporcionales al riesgo del tratamiento, limitar el uso de la información a las finalidades autorizadas o instruidas, evitar el acceso o circulación no autorizada, reportar incidentes de seguridad, atender las instrucciones de la Sociedad Responsable y devolver, eliminar o restringir el uso de los datos personales cuando finalice la relación contractual o cuando así sea requerido, salvo obligación legal o contractual de conservación.

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En caso de proveedores tecnológicos, servicios en la nube, CRM, herramientas de automatización, inteligencia artificial, software, plataformas digitales o sistemas de información, las Sociedades Responsables deberán procurar que existan condiciones contractuales o documentales que regulen, según corresponda, la confidencialidad, seguridad, ubicación o alojamiento de la información, subcontratación, acceso por personal autorizado, gestión de incidentes, soporte técnico, devolución o eliminación de datos, transferencia o transmisión nacional o internacional de información y demás aspectos relevantes para la protección de datos personales.

​

Los proveedores, aliados, contratistas y terceros podrán ejercer sus derechos como Titulares de datos personales conforme a la ley y la presente política.

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18.TRATAMIENTO DE DATOS DE CLIENTES DE LAGOBO DISTRIBUCIONES S.A.S.

Lagobo Distribuciones S.A.S. podrá recolectar y tratar datos personales de sus clientes, consumidores, compradores, prospectos comerciales, clientes de contado, clientes de mayoreo, clientes por convenio, usuarios de canales físicos o digitales, solicitantes de garantías, peticionarios, reclamantes y demás Titulares que tengan relación con la comercialización, venta, entrega, garantía, servicio posventa o promoción de electrodomésticos, productos y servicios ofrecidos por la sociedad.

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La autorización para el tratamiento de datos personales de clientes de Lagobo Distribuciones S.A.S.

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La autorización para el tratamiento de datos personales de clientes de Lagobo Distribuciones S.A.S. podrá ser recolectada mediante los formatos definidos por la sociedad, facturas, contratos, formularios físicos o digitales, registros en puntos de venta, canales de atención, páginas web, CRM corporativo, aplicaciones, mensajes, grabaciones, documentos comerciales, mecanismos de validación electrónica, incluyendo claves de un solo uso (OTP – One Time Password) enviadas al número de teléfono móvil registrado por el cliente, o cualquier otro medio que permita conservar evidencia de la autorización otorgada por el Titular, cuando esta sea exigible.

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La validación e ingreso correcto del código OTP constituirá evidencia suficiente de la manifestación de voluntad del Titular para autorizar el tratamiento de sus datos personales por parte de Lagobo Distribuciones S.A.S., así como la realización de las consultas, verificaciones y validaciones de información requeridas en cumplimiento de las políticas y procedimientos asociados al Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SAGRILAFT).

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Para tal efecto, Lagobo Distribuciones S.A.S. podrá utilizar, entre otros, los siguientes mecanismos: el formato digital disponible tras su envío al correo electrónico del cliente registrado en la base de datos, la autorización mediante OTP y la creación del cliente a través de la plataforma Asesor Experto. La sociedad podrá utilizar, entre otros, el formato para ventas de contado en almacenes, convenio y mayoreo (código LGB-ALM-F-008).

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Lagobo Distribuciones S.A.S. podrá recolectar, almacenar, consultar, usar, actualizar, validar, depurar, circular internamente, transmitir, conservar, suprimir y, en general, tratar los datos personales de sus clientes para finalidades relacionadas con la gestión de ventas al por mayor y al por menor, cotizaciones, facturación, pagos, entregas, despachos, instalaciones, garantías, servicio técnico, servicio posventa, atención de peticiones, quejas y reclamos, encuestas de satisfacción, gestión de cambios o devoluciones, trazabilidad comercial, historial de compras, gestión documental, cumplimiento de obligaciones legales, contables, tributarias, comerciales, contractuales y de protección al consumidor.

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Lagobo Distribuciones S.A.S. también podrá tratar datos personales de sus clientes para la gestión de campañas comerciales, comunicaciones publicitarias, promociones, beneficios, programas de fidelización, invitaciones, ofertas de productos o servicios, encuestas, prospección comercial, análisis de preferencias, segmentación, actualización de datos y contacto a través de los canales autorizados por el Titular, incluyendo llamadas, mensajes de texto, WhatsApp, correo electrónico, aplicaciones, redes sociales, formularios digitales, página web, CRM corporativo u otros medios habilitados.

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Cuando el Titular haya autorizado finalidades comerciales, publicitarias, promocionales, de fidelización o campañas cruzadas, sus datos personales podrán ser tratados por Lagobo Distribuciones S.A.S. y por las demás Sociedades Responsables identificadas plenamente en la presente política, para el envío de comunicaciones, campañas propias o cruzadas, ofertas, beneficios, promociones, encuestas, invitaciones e información relacionada con productos o servicios de Lagobo Distribuciones S.A.S., Hotel Soratama S.A.S., Casa Comercial de los Andes S.A.S. y Seguros Oportunidades Ltda., conforme a los canales autorizados, las finalidades informadas y la normativa aplicable.

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Lagobo Distribuciones S.A.S. podrá tratar los datos personales de sus clientes mediante sistemas de facturación, puntos de venta, plataformas de atención al cliente, herramientas de servicio posventa, sistemas de garantías, CRM corporativo, canales digitales, herramientas de automatización, analítica de datos, inteligencia artificial, tableros de control, sistemas de mensajería, correo electrónico, aplicaciones internas y demás soluciones tecnológicas utilizadas para la gestión comercial, operativa, administrativa, de servicio, mercadeo, fidelización y cumplimiento legal.

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Cuando para la venta, entrega, garantía, instalación, servicio técnico, atención de PQR o prestación de servicios relacionados sea necesario compartir datos personales con proveedores, transportadores, instaladores, centros de servicio, aliados comerciales, proveedores tecnológicos, operadores logísticos, pasarelas de pago, entidades financieras, financiadoras o demás terceros, Lagobo Distribuciones S.A.S. podrá realizar dicha transmisión o comunicación de información conforme a las finalidades informadas, las autorizaciones otorgadas cuando sean exigibles, los contratos aplicables y la normativa vigente.

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Los datos personales de clientes de Lagobo Distribuciones S.A.S. también podrán ser alojados, administrados o consultados en el CRM corporativo común de las Sociedades Responsables, de acuerdo con las finalidades autorizadas, los perfiles de acceso, las reglas de seguridad, la necesidad operativa y el principio de circulación restringida. El acceso por parte de las demás Sociedades Responsables deberá estar relacionado con finalidades legítimas, informadas y autorizadas cuando sea exigible.

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